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Programmi di fatturazione elettronica: quanto costano e a cosa servono

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Sono molte le aziende italiane per le quali vige l’obbligo di utilizzare esclusivamente fatture elettroniche. Questo è vero sia per le fatture emesse, sia per quelle ricevute dai propri fornitori. Per compilare, inviare, controllare e archiviare questi documenti sono oggi disponibili varie tipologie di programma di fatturazione elettronica. Una scelta oculata di questo tipo di software permette alle aziende di godere di tutti i vantaggi dovuti all’introduzione della fatturazione elettronica.
Come funzionano questi software
Un programma di fatturazione elettronica efficiente dovrebbe potersi interfacciare con i gestionali utilizzati in azienda, in modo da rendere molto più semplice e immediato il processo di fatturazione. Oltre a questo dovrebbe permettere alcuni automatismi, ad esempio per quanto riguarda la compilazione dei dati riguardanti il cliente; molte aziende infatti si trovano ad interagire con fornitori e clienti ricorrenti, conservarne i dati in un database interfacciabile con il programma di fatturazione elettronica permette di velocizzare enormemente la fase di compilazione, oltre ad eliminare alla base le possibilità di errore. Un’altra fase importante, che andrebbe gestita in automatico dal software, riguarda l’invio della fattura attraverso il sistema di interscambio, che non sempre è immediato. Per questo motivo sono disponibili programmi che ripetono l’invio fino all’effettivo raggiungimento del cliente.
Quanto costano
Per quanto riguarda il costo dei più diffusi programmi per la fatturazione elettronica l’offerta è decisamente molto variegata. I prodotti più interessanti sono quelli che consentono di gestire la fatturazione in modo del tutto gratuito, per poi prevedere abbonamenti annuali per quanto riguarda invece le funzionalità aggiuntive. Come ad esempio la possibilità di personalizzare la documentazione prodotta, di creare della reportistica riguardante le previsioni sull’IVA da saldare o questioni simili. Sono presenti in commercio anche software che permettono l’accesso non solo al proprietario, ma anche al commercialista, in modo da rendere più semplici tutte le questioni fiscali correlate alla fatturazione.
I vantaggi del cloud
Tra i prodotti maggiormente innovativi vogliamo poi ricordare i software che funzionano sul cloud. Se un tempo un qualsiasi programma gestionale doveva essere installato su un terminale in azienda, oggi le cose funzionano in modo completamente diverso. I programmi per la fatturazione elettronica di ultima generazione infatti sono disponibili sul cloud, in modo che il cliente vi possa accedere da qualsiasi dispositivo senza dover essere per forza presente alla scrivania in ufficio. Questo permette anche al venditore, o all’impiegato fuori sede, di utilizzare questi software, consentendo la massima rapidità anche nella consegna dei documenti al servizio di interscambio. Si tratta di un’opportunità importante anche per le aziende che hanno più sedi, che possono utilizzare il medesimo software in ogni situazione.
L’archiviazione
Una delle fasi comprese all’interno del processo di fatturazione riguarda l’archiviazione dei documenti. Un tempo le fatture dovevano essere conservate in formato cartaceo, o comunque in un formato non modificabile nel tempo. Oggi è possibile archiviare i documenti sul cloud, o anche su un server aziendale, in forma dematerializzata, ottenendo così il massimo risparmio in fatto di spazio, ma anche per quanto riguarda le tempistiche in caso di ricerca.

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